SMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
Il contesto operativo
Oggi, a causa del numero sempre crescente di documentazione prodotta, molte aziende e liberi professionisti, sono costretti a dedicare gran parte del proprio tempo e delle proprie risorse alla gestione, archiviazione e ricerca dei documenti cartacei. Tali attività spesso comportano una perdita di tempo, spazio e risorse e allontanano i dipendenti dalle attività core del business aziendale.La soluzione Edita
Il progetto proposto, composto da una serie di attività atte a trasformare la documentazione da cartacea (supporto fisico, deperibile e mono-utente) a virtuale (supporto virtuale, inalterabile e pluri-utente), prevede la realizzazione di un sistema di Archiviazione Digitale Sostitutiva a norma di legge, basato sulle più avanzate tecnologie ad oggi disponibili (ICR, OCR, ECM, DM)Il servizio è sviluppato intorno al Cliente, alle sue esigenze e alle sue caratteristiche e pertanto realizzato secondo schemi operativi di volta in volta diversi che prendono in considerazione le seguenti variabili:
- tipologia di input documentale
- modalità di ricezione dei lotti di lavorazione
- modalità di gestione del documento cartaceo
- modalità di eventuale verifiche di conformità
- eventuale gestione di procedure di “trouble-ticketing”
- eventuale gestione di procedure di tracciabilità
- priorità di reperibilità del documento cartaceo in lavorazione
- tempi di realizzazione del servizio
- modalità di archiviazione fisica del documento cartaceo successivamente alla creazione dell’archivio documentale
In base alle differenti necessità e preferenze, Edita offre alla propria Clientela la possibilità di scegliere se realizzare internamente o esternamente il progetto. La “realizzazione interna” prevede l’utilizzo delle strutture dirette del Cliente, mentre quella esterna si configura in un completo outsourcing.
In generale, il servizio di smaterializzazione documentale si caratterizza per le seguenti macro fasi:
- Trasporto e ricezione dei documenti cartacei
- Preparazione e verifica dei documenti da archiviare
- Scansione documentale/acquisizione ottica
- Verifica della qualità dell’immagine e lettura OCR
- Eventuale indicizzazione manuale dei campi di ricerca (in caso vi sia un’anomalia)
- Caricamento delle immagini su piattaforma Edita Content Management
I risultati conseguiti
Il sistema di Archiviazione Digitale Sostitutiva è consultabile tramite l’interfaccia personalizzata di una piattaforma web integrata e comporta al Cliente una pluralità di conseguenze positive, quali:
- Servizi e accessi profilati e differenziati
- Ottimizzazione delle risorse (in termini economici, logistici, di spazio e di tempo)
- Migliore utilizzo delle risorse umane a disposizione (le persone prima occupate nella gestione degli archivi cartacei, grazie all’archiviazione digitale, possono essere più proficuamente utilizzate in altre attività produttive)
- Migliore efficienza del flusso documentale interno
- Integrità e ordine dei documenti conservati
- Eliminazione progressiva dei documenti cartacei
- Ridimensionamento degli archivi fisici
- Corretta ed efficiente gestione elettronica dei documenti in tutti i processi aziendali
- Migliore e più sicura conservazione dei documenti
- Ricerca istantanea di qualsiasi documento conservato nel sistema
- Consultazione dell’archivio da qualsiasi postazione
Target di riferimento
- Pubblica amministrazione
- Aziende
- Small Business
- Liberi professionisti