PROGETTO DIGITALBOX

Il contesto operativo

Oggi molte realtà aziendali impiegano gran parte del proprio tempo e delle proprie risorse nella gestione e nella ricerca dei documenti archiviati in formato cartaceo. Queste, oltre a comportare un inadeguato utilizzo delle risorse a disposizione (spazio, tempo e denaro), impegnano le risorse aziendali in attività distanti dal core business delle aziende stesse.

La soluzione Edita

Il progetto Digitalbox mira a creare un archivio ottico e digitale di tutti i documenti prodotti da ogni realtà aziendale, siano questi in formato cartaceo o in formato elettronico.

Rivolto principalmente ai network aziendali (es. banche con molte filiali o aziende con più sedi operative), il servizio permette di eliminare la spedizione fisica (solitamente tramite corriere) dei documenti da una sede all’altra, consentendo a chi è interessato a un documento di ricercalo velocemente nell’archivio ottico condiviso da tutte le diverse sedi/filali.

La soluzione Edita si articola secondo le seguenti macro fasi:

• Ritiro dei documenti dalla sede principale o dalle diverse sedi/filiali
• Preparazione dei documenti (qualora non siano già preparati dalle realtà aziendali)
• Scansione dei documenti cartacei
• Indicizzazione degli stessi secondo dei valori precedentemente concordati con il Cliente
• Inserimento dei documenti scansionati in una scatola digitale (DBOX)
• Archiviazione sulla piattaforma Edita Content Management
• Disponibilità dei documenti in modalità CLOUD

I risultati conseguiti

• Miglioramento della qualità del servizio
• Diminuzione dei costi del servizio
• Possibilità di mantenere una vista logica unica dell’archivio e di effettuare ricerche documentali in modo semplice, veloce ed economico
• Possibilità di conservare i documenti fisici esclusivamente per vincoli di legge e per le ricerche in originale
• Possibilità di archiviare fisicamente i documenti anche in magazzini geograficamente distanti (e tendenzialmente più economici)
• Abbattimento drastico dei costi relativi a:
  • La movimentazione e la ricerca fisica dei documenti cartacei: il Cliente paga la generazione del repository e ha accesso a un numero infinito di richieste a costo vicino allo zero
  • La gestione interna
  • L’affitto o il mantenimento di un eventuale deposito in cui è conservata tutta la documentazione
• Azzeramento dei tempi di attesa per le richieste da parte degli Utenti
• Passaggio da costi fissi a costi fissi a costi variabili (grazie all’offerta e al modello di business Edita, il Cliente non deve realizzare alcun investimento)
• Sfruttamento del modello “Pay per use”
• Grande flessibilità ed affidabilità
• Miglioramento delle performance e contestuale miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia di gestione
• Possibilità di sfruttare una forza lavoro flessibile, altamente qualificata e competente
• Disponibilità di una piattaforma digitale innovativa e affidabile
• Minor rischio di perdita di documenti

Target di riferimento

• Realtà aziendali con più sedi
• Grandi gruppi bancari con più filiali