GESTIONE PROCESSI AMMINISTRATIVI (CICLO ATTIVO-PASSIVO)

Il contesto operativo

Importanti aziende si trovano obbligati a gestire informazioni destrutturate all’interno della funzione Amministrazione, Finanza e Controllo a supporto del core business aziendale. Le attività di gestione di queste informazioni vengono spesso svolte dal personale interno all’azienda, distogliendo lo stesso dalle attività core del business e comportando alti costi.

La soluzione Edita

Il progetto intende realizzare un sistema di Archiviazione Digitale Sostitutiva a norma di legge, consultabile tramite l’interfaccia personalizzata di una piattaforma web integrata, di tutte le fatture attive e passive che contraddistinguono l’attività dell’Azienda Cliente.

Tale soluzione permette al Cliente di ottimizzare l’efficienza del flusso documentale interno e di eliminare in maniera progressiva sia la circolazione dei documenti cartacei, sia l’incremento esponenziale degli archivi fisici.

Il progetto si sviluppa parallelamente su più procedure operative, secondo le diverse tipologie d’input documentale previste.

  1. Input cartaceo in outsourcing

Un team dedicato si occupa di ricevere, verificare e digitalizzare il documento mettendolo poi a disposizione sulla piattaforma sviluppata in base alle esigenze del Cliente. Le fasi caratterizzanti della lavorazione sono la preparazione del cartaceo (in cui avviene una verifica ed un’analisi di conformità del documento), la smaterializzazione del documento e l’indicizzazione in base a chiavi di ricerca stabilite dal Cliente.

  1. Input elettronico in outsourcing

L’elaborazione elettronica avviene tramite un software progettato e scritto appositamente per gestire i semplici file di testo (o chiocciolati), dalla lettura fino alla generazione dei PDF. Affinché i documenti abbiano un watermark corretto e si ottenga, in output, un file indice con la descrizione dei documenti (numero ID o simili), vengono utilizzate delle specifiche risorse grafiche. Una volta ottenuti i pdf, un sistema automatico incrocia i dati in uscita dal nostro software con i dati che ci pervengono quotidianamente dal Cliente in un’area FTP apposita. Alla fine si procede con il caricamento automatizzato sul repository dei documenti indicizzati e tipicizzati.

  1. Mailing fatturazione:

Mensilmente, in base alle richieste del Cliente, vengono generate le Fatture Fine Mese. Queste seguono lo stesso processo informatico dei documenti del ciclo quotidiano ma con una differenza: Le Fatture Fine Mese (o FC, Fatture Clienti) devono essere inviate ai vari Clienti tramite meccanismi separati in base alle diverse esigenze.

Uno strumento automatizzato elabora poi i dati delle FC e separa, in cartelle diverse del server, i documenti completi di un file indice descrittivo. Queste cartelle, separate per Cliente, vengono poi processate in base alle singole esigenze e inviate ai diretti interessati. Le modalità possono essere o trasferimenti via FTP oppure l’invio per e-mail se trattasi di volumi piccoli.

Al compimento dei lotti di archiviazione, si procede alla formalizzazione dell’Archivio Sostitutivo, alla generazione dei supporti digitali e alla redazione del Registro, secondo la prassi operativa a norma di legge.

A seguito del collaudo dei supporti digitali prodotti, il materiale cartaceo incluso nell’Archivio Sostitutivo può infine essere avviato al macero certificato.

I risultati conseguiti

Target di riferimento