GESTIONE NOTE SPESE

Il contesto operativo

Molte realtà aziendali sono tenute a rimborsare, con cadenza mensile, tutte le spese sostenute dai propri dipendenti purché accompagnate da appositi giustificativi e scontrini. La gestione delle note spesa, soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni, è un’attività lunga, complessa e dispendiosa che impegna molte risorse dell’ufficio personale e amministrazione distogliendole da attività molto più centrali e pertinenti al proprio core business.

La soluzione Edita

Edita si propone alle Aziende come partner gestionale delle note spesa e di tutti i giustificativi a queste associate. Il servizio prevede il ritiro o la ricezione delle note spesa cartacee inviate dall’Azienda Cliente, la preparazione dei documenti ricevuti, la successiva scansione e il salvataggio delle immagini scansionate o su un’area FTP segnalata dal Cliente o su un repository appositamente creato da Edita per il Cliente.

I risultati conseguiti

• Gestione e rendicontazione giornaliera delle note spesa delle risorse impiegate nell’organico
• Scansione di tutti i giustificativi associati alle diverse anagrafiche dipendenti
• Creazione di un archivio digitale delle note spesa
• Migliore e più efficiente gestione della documentazione ricevute
• Miglioramento del processo di validazione e di liquidazione delle note spese ai collaboratori dell’Azienda Cliente
• Inalterabilità e immodificabilità dei documenti scansionati
• Eliminazione del rischio di perdita dei giustificativi
• Diminuzione del rischio di liquidazione di “spese non giustificate”
• Migliore conservazione dei documenti

Target di riferimento

• Aziende di grandi dimensioni con molti dipendenti