CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Il contesto operativo

Le recenti evoluzioni intervenute nella normativa sulla conservazione documentale hanno legittimato e diffuso il ricorso alla conservazione sostitutiva. Con questo termine si fa riferimento alla procedura informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La soluzione permette di sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale. Questo viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Mentre la firma digitale lo rende immodificabile e distintivo, la marcatura temporale lo data in modo certo e inequivocabile.

La soluzione Edita

Il servizio offerto da Edita prevede un pacchetto “chiavi in mano” comprensivo di:

• Preparazione dei documenti
• Scansione dei documenti
• Creazione di un archivio ottico della documentazione scansionata (CD o piattaforma digitale)
• Predisposizione di tutta la modulistica necessaria all’ottenimento dei dispositivi necessari
• Fornitura dei dispositivi di firma digitale massiva e delle marche temporali
• Verifica dei certificati d firma autorizzati e aggiornamento di quelli scaduti
• Verifica annuale della leggibilità dei supporti generati
• Creazione ed aggiornamento del Manuale della Conservazione Sostitutiva (il documento offre un quadro esaustivo dei servizi erogati e dei documenti conservati
• Adeguamento del processo di Conservazione Sostitutiva in base ai cambiamenti intervenuti nella relativa normativa
• Macero certificato dei documenti archiviati
  

Edita offre al proprio Cliente la possibilità di scegliere tra una soluzione di completo o di parziale outsourcing.

Se il Cliente sceglie una soluzione di totale outsourcing, Edita sarà nominata Responsabile della Conservazione con apposita lettera di delega.

Se invece il Cliente opta per una soluzione “in autonomia”, Edita definirà i documenti da conservare, i flussi, i soggetti interessati dal procedimento e gli Uffici del Cliente che dovranno produrre i documenti ed affiancherà costantemente il Cliente affinchè questo diventi autonomamente in grado di eseguire correttamente tutte le procedure.

I risultati conseguiti

• Equiparazione dei documenti cartacei a quelli elettronici
• Valore probatorio ai fini fiscali e legali dei documenti informatici contenuti nell’archivio ottico
• Garanzia di inalterabilità dei documenti
• Sicurezza nella tenuta e nella conservazione dei documenti
• Maggiore velocità ed efficienza nelle ricerche documentali
• Possibilità di consultazione in qualsiasi momento
• Maggiore efficacia nei processi documentali
• Risparmio sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione (il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni)
• Risparmio cartaceo e maggiore attenzione all’ambiente
• Risparmio sui costi di marche da bollo imposte dalla normativa
• Riduzione degli archivi fisici e conseguente risoluzione dei problemi di spazio (la conservazione del cartaceo diventa superflua)
• Eliminazione del rischio relativo alla perdita di documenti sensibili

Target di riferimento

• Aziende
• Small business
• Pubblica Amministrazione
• Liberi professionisti